5 Teknik Meningkatkan Produktifitas

Halo guys, apakah kalian termasuk orang yang sulit fokus dan sering kali lama dalam menyelesaikan suatu tugas. Atau pernah merasa weekend mu berlalu begitu cepat, mulai malam sabtu tiba-tiba sudah malam senin saja dan harus memulai rutinitasi pekerjaan seperti biasanya. Jika iya, berarti tingkat produktifitas kalian termasuk rendah yang disebabkan banyak hal seperti kurang konsentrasi, fokus mudah teralihkan, terlalu banyak bersantai, jadi kaum rebahan dan lain-lain.

Mudah-mudahan beberapa tips ini dapat membantu kalian untuk meningkatkan produktifitas sehingga goal/tujuan kalian lebih mudah dan lebih cepat tercapainya. Tiap orang memiliki karakter yang berbeda-beda sehingga tidak semua teknik/metode akan cocok dengan semua orang. Pilih teknik/metode yang paling nyaman dan tidak memberatkan kamu. 

Berikut beberapa teknik meningkatkan produktifitas:

Buatlah Agenda / Jadwal Tugas Kalian 

Langkah pertama yang perlu kalian lakukan adalah menuliskan seluruh tugas dan mengidentifikasi kuadran mana tugas-tugas tsb sesuai dengan Eisenhower Matrix.
Inti dari The Eisenhower Matrix itu adalah, dari 100% waktu yang kita miliki dalam 24 jam (misal 8 jam kerja, 8 jam transit, 8 jam tidur) harus dibagi menjadi prioritas berikut:
- Kuadran 1 - do now (5%)
- Kuadran 2 - plan, scheduled, improved activity (75%)
- Kuadran 3 - delegate, avoid distraction (15%)
- Kuadran 4 - eliminate, avoid waste (5%)
Masukkan tugas/rencana kegiatanmu tsb ke dalam jadwal/agenda beberapa periode ke depan misalnya dalam seminggu atau sebulan kedepan. Untuk memudahkan tracking kalian dapat menggunakan aplikasi Google Calender. Selain itu google calender juga memberikan notifikasi pengingat dan dapat diakses via smartphone atau tablet. 

Kita misalkan kalian adalah karyawan dengan jam kerja normal yakni 8 jam sehari. 
A. Masukkan tugas di kuadran 1 (Urgent dan Important) ke dalam agenda harianmu dengan waktu maksimal 2 jam dalam sehari. Semakin sedikit task di kuadran 1 menandakan bahwa kalian baik dalam mengelola dan menyelesaikan tugas yang ada. 
B. Pindahkan tugas kuadran 2 (Not Urgent dan Important) ke agenda harianmu dengan slot waktu sekitar 4 jam. Usahakan tugas yang kamu susun/pilah didominasi oleh kuadran 2, agar kalian punya waktu untuk menyelesaikan tugas tsb dengan baik tanpa perlu terburu-buru.
C. Sediakan waktu sekitar 1 jam untuk mendelegasikan tugas di kuadran 3 (Urgent dan Not Important) ke bawahanmu, rekan kerja, atau bagian lain yg berkepentingan/lebih paham tugas tsb. Slot waktu 1 jam ini, untuk memberikan briefing kepada orang yang kamu tunjuk agar paham tugas yang harus dilaksakan dan target yang ingin dicapai.
D. Untuk kuadran 4 (Not urgent dan Not Important), sebisa mungkin kurangi tugas ini. Atur waktu maksimal kalian mengerjakan agenda kuadran 4 sesedikit mungkin seperti baca WA, main sosmed dll, karena ini yang membuat kalian tidak produktif. Sediakan waktu maksimal setengah jam saja untuk kuadran 4 ini.
Sisa waktu yg kalian miliki dapat digunakan apabila ada pekerjaan diluar dari apa yang sudah kalian list diawal tadi. Apabila waktu yang ada tidak cukup maka waktu untuk kuadran 4 kalian kurangi saja. 

Bagi 1 Tugas Besar Jadi Beberapa Tugas Kecil

Dalam mengerjakan suatu tugas sebaiknya dipecah menjadi beberapa bagian agar kita tidak terbebani dengan tugas tsb. Pada bagian ini kita akan menerapkan teknik Pomodoro, yakni teknik management waktu yang dikembangkan pada tahun 1980 oleh Francesco Cirillo. Tugas kalian bagi menjadi beberapa bagian, yang setiap bagiannya perlu waktu sekitar 25 menit untuk diselesaikan. Hal ini didasari karena otak manusia tidak bisa untuk terus fokus dalam waktu yang lama.
Kerjakan 1 bagian tugas dengan fokus tanpa mengerjakan hal lain/multitasking selama 25 menit. Setelah kalian menyelesaikan 1 bagian tugas tsb maka beristirahatlah selama 5 menit. Bisa dengan peregangan, minum air atau jalan-jalan sebentar, hal ini untuk mengistirahatkan otak dan mengembalikan fokus kalian. 
Setelah istirahat selesai, kerjakan tugas bagian 2 selama 25 menit lalu istirahat kembali 5 menit. Lakukan hal ini  berulang kali sampai tugas bagian 4. Setelah tugas ke-4 kalian dapat beristirahat selama kurang lebih setengah jam. Dijamin kalian dapat menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Untuk memudahkan timer kalian bisa mendownload aplikasi Pomodoro timer atau memakai counter versi onlinenya di https://pomodoro-tracker.com atau https://tomato-timer.com.

Eat The Frog First / kerjakan tugas mulai dari yang terberat  

Ini teori yang sering aku baca bahwa dalam menyelesaikan suatu tugas, kerjakan yang paling sulit dahulu. Hal ini akan menstimulasi otak kita bahwa tugas paling sulit saja bisa diselesaikan maka tugas yang lebih mudah pasti juga lebih cepat selesainya.
Seperti kata Mark Twain "eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you then rest of the day"

Kurangi Gangguan

Tinggalkanlah habit atau kebiasaan tidak produktif, namun tentu saja ini adalah hal yang sulit, kalian akan melalui jalan sunyi dan sepi. Yang perlu kalian lakukan adalah:
- Berhenti  menonton tv dan youtube yang tidak bermanfaat
- Berhenti tenggelam di media sosial Facebook, Twiter, Youtube, Instagram dan lain-lain
- Keluar dari group whatsapp yang tidak penting
Melakukan hal-hal seperti nonton youtube tanpa henti, scrolling instagram, facebook, twitter, ataupun berdebat berita hoax di group WA, hanya akan menghabiskan energi, pikiran dan fokus kamu.

Belajar Katakan "TIDAK"

Mengurangi ganguan seperti pada point no 4 tentu saja sulit namun itu masih lebih mudahkarena gangguan berasal dari sendiri. Di point 5 ini kalian harus bisa mengurangi gangguan dari luar atau orang sekitar dengan cara belajar mengatakan "Tidak".

Terkadang orang Indonesia punya rasa sungkan yang tinggi dan rasa tidak enakan untuk menolak suatu ajakan dari orang yang lebih tua, boss kita ataupun senior di kampus. Belajarlah untuk menolak ajakan yang kurang bermanfaat dan hanya membuang-buang waktu kalian.

Terkadang ini akan menimbulkan rasa tak nyaman dalam beberapa waktu karena takut mengecewakan orang lain. Namun, kebutuhan, waktu, cita-cita kalian, dan apa yang penting dalam hidup kalian merupakan keputusan kalian sendiri. Ini hanya membutuhan waktu untuk membiasakan diri.

Semoga bermanfaat.

No comments for "5 Teknik Meningkatkan Produktifitas"

Berlangganan via Email